Первая ретроспектива

Sat, 13 Oct 2018 18:30:15 +0300

Ребята, материалов в интернете о том, как проводить ретроспективу масса, а каждый раз приходится составлять скрипт с нуля. Буквально каждый день запускается команды, назначаются скрам-мастера, а им в свою очередь нужен простой готовый формат “делай как я”, чтобы потом можно было применить на практике.

По мере подготовки сценариев, они будут публиковаться в нашем блоге и ссылки в группе в Facebook.

Сценарий ретроспективы: Первая ретроспектива.

Этот сценарий рекомендуется тогда, когда у команды давно не было ретроспективы (месяц и более) и вам нужно вдохнуть в них свежий воздух перемен.

Ретроспектива – это встреча, которая позволяет команде выявить собственные зоны роста, разработать изменения, организовать решение текущих проблем и предотвратить текущие трудности.
Цель ретроспективы: совершенствование рабочих процессов.
Время проведения: около 2-х часов
Участники: вся команда
Цели этапов ретроспективы:

Открытие.: “разогреть” и познакомить участников
Сбор информации.: создание общего контекста для текущей ситуации
Проникновение в суть: проанализировать причины текущей ситуации
Генерация идей: поиск идей для решения текущей ситуации
Разработка плана: выбор идеи и составление плана ее реализации
Закрытие: подведение итогов церемонии и завершение групповой коммуникации на позитивной ноте.

Прежде чем начать, вам нужно убедиться, что у вас есть достаточное место для того, чтобы вся команда могла сидеть по кругу и между вами не было никаких столов. Т.е. чистая комната, стулья, флипчарт и на стены есть возможность клеить листы флипчарта на малярный-скотч. Обеспечьте возможность участникам видеть и разговаривать друг другом без каких-либо препятствий. Эта обстановка побуждает, естественным образом, отказываться от ноутбуков и мобильных телефонов. Запаситесь большим количеством стикеров, маркеров и малярным скотчем.

Имаджинариум (открытие)

Для проведения этого упражнения, вам понадобятся карточки с креативными картинками.

Каждый участник получает по 3 карты.
Фасилитатор спрашивает у группы за какой период будем проводить ретроспективу? (Это может быть спринт, календарный месяц, квартал или какая-то произвольная дата, но которая что-то значит для команды)
Дальше за 3 минуты участники придумывают, как с помощью имеющихся картинок рассказать о том, что было за прошедший период. Важно, чтобы участники делали это молча и самостоятельно. Это индивидуальное упражнение.
Каждый, по очереди, в произвольном порядке, выходит перед командой и рассказывает свою историю и показывая картинки.
Хлопаем каждому участнику, в конце выступления, – это позволяет создать доверительную атмосферу и снимает страх выступления для интровертов.

График эмоций (сбор информации)

Рисуем график с горизонтальной линией по середине. Размечаем на нем период за который мы делаем ретроспективу с указанием промежуточных точек. Это могут быть понедельники, дни или месяца в зависимости от продолжительности рассматриваемого периода. Цель, чтобы у команды было 3-5 опорных точек, к которым они смогут привязывать свои события и понимать масштаб одинаково.

Рисуем вертикальную шкалу – это эмоции. Точка – 0, это нейтральное положение, чем выше от нее, тем сильнее положительная эмоция, и чем ниже, тем сильнее негативная. Эмоции нужно называть, чтобы другие участники могли понять, что чувствовал в этот момент выступающий и, возможно, проявить к нему эмпатию.

Формат следующий:

2 минуты на подумать – молча и самостоятельно
По одному выходить к графику и рисовать линию, как изменялась его эмоциональное состояние на протяжении указанного времени
В точках, где настроение стало расти, падать или идти ровно, нужно спрашивать, а что там было. Записывать факт (упал стенд, был в отпуске, остался без поддержки, выпустили релиз и т.д.) этого события и клеить стикер в место, когда он случился.
Группа при этом может задавать уточняющие вопросы. Дискуссия идет только между выступающим и одним из участников. Беседы между участниками, нужно пресекать. У них будет время это все обсудить.
По результатам у нас получается общая карта настроений команды и факты, которые имели место быть у команды. Этим мы собрали информацию из каждого, получили объективную картину команды на произошедшие события, помогли им вспомнить или узнать, что было.

Пять Почему. (проникновение в суть)

Собираем все негативные факты, что удалось собрать на предыдущем этапе и клеим их в один вертикальный ряд
Делим участников на группы по 3 человека:
- кол-во участников делим на 3.
- Округляем до целого в меньшую сторону.
- Просим по порядку рассчитаться от 1 до вычисленного числа.
- Указываем группе места, где с каким номером нужно собраться людям с одинаковым номером
По каждому факту (сверху вниз), нам нужно понять корневую причину. Этим займутся группы. 3 минуты на написание одной корневой причины от группы на стикер.
Фасилитатор составляет таблицу со столбцами Номер, Факт, Корневая причина, Решение, Ответственный, Срок выполнения.
Представитель от каждой группы выходит к таблице и на группу рассказывает, какую они корневую причину возникновения данного факта нашли. После этого клеит стикер в строку соответствующего факта. Выслушиваем представителей от всех групп. Фасилитатор допускает дискуссию только между выступающим и один из представителей группы. Лучше придерживаться формата уточняющего вопроса.

1+1 = 1 (Генерация идей)

Прежде чем начать придумывать решения, нам нужно прогреть нейросеть участников в направлении креатива. Для этого предлагается использовать упражнение 1+1=1. Метафора такая: если мы соединим одну каплю с другой, то в результате у нас будет не две капли, а одна.

Просим участников взять по одному стикеру
Каждый в тайне друг от друга пишет название предмета, которое начинается с первой буквы его имени
Находит себе пару, лучше чтобы это был не сосед
За 1 минуту, каждая пара должна придумать, что за предмет у них получится, если объединить те, что записаны у них на стикерах, а так же придумать ситуацию где и как это можно использовать
один из представителей пары рассказывает на всю группу, что получилось

Brainstorm (разработка плана)

Проводим голосование группы за карточки с фактами. Каждый участник ставит не более 3-х точек за карточки, которые для него наиболее важные. Один человек может поставить только одну точку на одну карточку
Подсчитываем голоса и сортируем их по убыванию в нашей таблице.
Договариваемся с группой, сколько проблем мы хотим разобрать на сегодняшней ретроспективе с учетом оставшегося времени
По каждой проблеме, в тех же группа за 3 минуты придумываем, обсуждаем и записываем на стикеры решения, которые помогут решить соответствующую проблему. Фасилитатор помнит, что участники пишут одно решение на одном стикере и открывают стикеры в блок или вниз, чтобы не топорщились прикленными. Количество предлагаемых решений – ограничено здравым смыслом
Представитель каждой группы выходит и выклеивает все найденные решения, группа может задавать уточняющие вопросы
После того, как все выступят, фасилитатор задает вопрос группе: “Хочет ли кто-то взять на себя ответственность за какое-либо решение?”
- Если доброволец найден, спрашиваем какое решение он/а готов на себя взять, рядом с этим решением записываем его Имя и Фамилию и срок, когда он это сделает
- Если не найден, то спросить группу почему они не хотят брать на себя ответственность, возможно это, либо низкая зрелость группы и тут нужна помощь Лидера группы (это может быть скрам-мастер, владелец продукта, мастер потока и т.д.), либо решение лежит вне зоны контроля или влияния команды и ее нужно эскалировать наверх (договориться, кто это сделает)
- Решение может быть коллективным и бессрочным. Какая-то хорошая практика (всегда читать полностью задачу, заносить все в Jira и т.д.). В этом случае применяем упражнение Римское голосование. Спрашиваем группу: все ли готовы выполнять новую практику. Палец вверх – я согласен, Палец горизонтально – я соглашусь с большинством, Палец вниз – я не согласен. Если несогласных нет – то решение принимается, а иначе нет и переходим к следующему пункту.
Смотрим на время, если до конца ретро осталось меньше 15 минут, то переходим к следующем этапу, если больше, то берем следующий по важности вопрос и прорабатываем уже его.

Ретро ретро (закрытие)

Ретро, как и любая другая активность нуждается в улучшении и подстройке под каждую конкретную команду. Фасилитатору это помогает подбирать соответствующие упражнения для группы. Кто-то отказывается от разминок, кто-то просит в следующий раз чего-нибудь новенького и т.д. Каждая команда уникальна.

Ну и конечно, это в каком-то виде обратная связь от группы к проведенному мероприятию

Спасибки (закрытие)

Открытие, как и закрытие ретроспективы должно проходить на сильных позитивных эмоциях, которые сплочали бы команду. На этом упражнении не должно быть дискуссии. Каждый по очереди говорит кому конкретно он хочет сказать спасибо и за что. Фразы: “всей команде”, “всем спасибо” – не годятся.

После того, как все воспользовались возможностью сказать Спасибо, все хлопают в ладоши и расходятся в хорошем настроении.

----
Друзья, успехов вам, в фасилитации ваших ретроспектив!

Kanban.club: posts tagged голосование точками